El área de ventas de cualquier empresa o proyecto de emprendimiento, es una de esas áreas a las que hay que prestarle atención de una manera particular, simplemente por su muy estrecha relación con la rentabilidad y la sostenibilidad del negocio mismo: las empresas que venden bien, salen adelante; las que no, se quedan atrás.

No hay que darle más vueltas a esa historia y debería ser algo que entendieras con facilidad, tanto si eres el dueño de tu propio proyecto empresarial o si eres responsable de un departamento de ventas.

Como todos los procesos dentro de la empresa, el de ventas puede ( y debe) ser gestionado de una forma eficiente para generar los mejores resultados posibles.

Aún siendo esto así, en la mayoría de los casos se le presta más atención al desarrollo de los productos que a la forma en que después tendremos que poner esos productos en el mercado, para que se ganen la preferencia de su público objetivo y sean comprados por éstos de una forma continua.

Y es en este punto donde surge la necesidad de conocer el cómo vendemos nuestros productos y el cómo podemos hacer que ese proceso de ventas sea más eficiente, entendiendo que mientras más eficiente sea el proceso, más efectivo será en la generación de resultados con una mejor utilización de recursos.

Siempre que comparto contigo este tipo de contenidos que puede sonar tan elevadamente técnico o quizás difícil de digerir, me gusta explicarme a través de un ejemplo o de un caso práctico.

En esta oportunidad, te voy a hablar de mi amigo Manuel.

 

Comencemos por conocer el proceso de ventas mismo: ¿Qué estamos haciendo hoy para vender nuestro producto?

 

En días pasados, en una conversación que mantuve con Manuel, uno de mis contactos en LinkedIn, este compartía conmigo su inquietud acerca del cómo podría hacer mejor su trabajo, cómo podría hacerlo de una forma más eficiente.

La razón de su inquietud es algo que compartimos todos si somos sinceros con nosotros mismos: ¿Cómo podemos obtener mejores resultados de las largas horas que dedicamos a nuestras respectivas profesiones?

¿Cómo podemos hacer un mejor uso del tiempo de forma que podamos descansar un poco más y no terminar cada día completamente agotados?

¿Cómo podemos acortar las jornadas laborales sin que esto signifique que vamos a producir menos dinero?

En fin, preguntas que todos nos hemos hecho alguna que otra vez.

Manuel trabaja para una empresa de productos cárnicos. El conduce una furgoneta que va cargada de una amplia variedad de productos de las distintas categorías disponibles. Su trabajo consta de los siguientes pasos:

 

  • Visitar a una red de tiendas especializadas distribuidas en una determinada zona geográfica,
  • Conversar con la persona responsable de cada una de ellas,
  • Preguntarle qué productos va a necesitar reponer en el almacén de su tienda ese día,
  • Ir a buscar los productos requeridos en la furgoneta,
  • Entregarlos al cliente,
  • Cobrar el importe de la factura que se haya generado,
  • Despedirse y seguir con el próximo cliente en la ruta.

Y esta es una rutina que repite día tras día, desde las 7 de la mañana hasta bien entrada la noche. La empresa le pide hacer alrededor de 25 o 30 visitas diarias, lo que significa que mi amigo Manuel tendría (en una jornada laboral de 8 horas) que hacer alrededor de 3 visitas por hora, es decir que tiene apenas 20 minutos para atender a cada cliente y desplazarse entre ellos.

Comenzando por acá, se entiende por qué las jornadas laborales de Manuel se alargan más allá de las ocho horas normales y llega cada día a su casa, cansado, agotado.

Ahora que has identificado tu proceso de ventas: ¿Cómo puedes hacerlo mejor?

 

¿Cómo podemos mejorar la rutina comercial de mi amigo Manuel?

 

Comencemos por el principio: La optimización de la ruta.

 

Y supongo que esto es algo que ya Manuel y los directivos de su empresa tienen más que controlado: teniendo tan sólo 20 minutos para atender a cada cliente, suponiendo que no se queda trancado en un atasco ni nada por el estilo, la ruta de Manuel debe estar perfectamente planificada de forma que la distancia y el tiempo que le tome llegar de un cliente a otro sea el mínimo posible.

Además, que no hay espacio para imprevistos:

 

  • Si llega donde su cliente y este no puede atenderle de forma inmediata, Manuel estará perdiendo tiempo.
  • Si alguien bloquea a Manuel en el sitio donde aparcó la furgoneta, Manuel no podrá llegar a tiempo a su siguiente visita.
  • Si el cliente tiene dudas, preguntas o algún problema que resolver, Manuel tendrá que hacerlo a la carrera, so pena de no cumplir con su meta de visitas diarias.

Y aunque supongo que en la empresa tendrá cierto tipo de consideración y flexibilidad con respecto a este tipo de situaciones, deberían pensar que 20 minutos es realmente muy poco tiempo entre visitas, sobre todo cuando Manuel tiene que hacer tantas cosas en cada una de ellas (preguntar, buscar, entregar, facturar, cobrar, despedirse, etc...) y además, no transmitirle al cliente, en ningún momento, que tiene que ir con prisas porque si no no llega a tiempo a la siguiente visita que tiene programada.

 

Ofrecer un mejor servicio anticipando la demanda estimada del cliente.

 

Manuel también me comentó que su rutina de trabajo le permite visitar al mismo cliente cada dos semanas. Es decir, el ciclo de visitas de Manuel es quincenal. Ve al cliente A  a principio de mes, vuelve verlo a mitad de mes.

Es decir, aunque suene redundante (que lo es): Cada cliente recibe al mes dos visitas de Manuel.

¿Cómo podría hacerse mejor?

Si ya existe una relación de tiempo con el cliente, la empresa donde trabaja Manuel puede (y debe) conocer el volumen de productos que compra cada cliente en el período de un mes.

Utiliza los datos que conoces para anticiparte a las necesidades de tu cliente y ofrecerle un mejor y más eficiente servicio.

Es más, debe conocerlo porque es la única manera de llevar controlados los números.

El caso es que, Manuel podría ofrecer un mejor servicio a sus clientes si, en vez de visitarlos dos veces al mes, los visita una vez y les hace un pedido por todo el estimado del mes, aunque se lo entregara en dos fechas diferentes.

¿Qué ventajas podría tener esto para Manuel y su empresa?

  • La duración de cada visita podría ser un poco mayor, disminuyendo los niveles de estrés tanto para Manuel como para cada uno de los clientes atendidos por él.
  • Manuel tendría tiempo disponible para visitar clientes nuevos o ampliar su zona de trabajo.
  • Al tener cada representante la posibilidad de aumentar su zona de trabajo, podría disminuir la cantidad de personas dedicadas a esta tarea, con el correspondiente ahorro para la empresa de nóminas, dietas y comisiones.
  • Los clientes de Manuel podrían planificar mejor sus compras y no tener que detenerse dos veces por mes a conversar con Manuel.

 

La concentración de muchas tareas en una misma persona nunca es productiva. ¿La razón? El tiempo.

 

Es normal encontrar empresas en las que el vendedor cumple varias funciones al mismo tiempo. En el caso de Manuel, es igual: vende, reparte y cobra.

Por una parte la empresa cree estar ahorrando dinero al no tener que contratar a más personas para hacer este trabajo, cuando la realidad es que todo el tiempo que Manuel (y todos sus compañeros) tienen que pasar mientras van de vuelta a la furgoneta para recoger todos los productos que el cliente les pidió esa mañana, se lo llevan al cliente, lo entregan apropiadamente, facturan los productos entregados y cobran el importe de la factura, TODO ESE TIEMPO ES TIEMPO NO DEDICADO A ATENDER A OTROS CLIENTES.

Ten en cuenta que la función de un vendedor es vender, punto.

Quizás incluso podríamos decir que vender y cobrar, más que nada porque es el propio vendedor el que le da la cara al cliente, pero aún así no es la forma más productiva.

La concentración de tareas en un agente comercial, disminuye el tiempo que tiene disponible para conseguir más cliente.

Los vendedores están para vender, para producir dinero, y todo el tiempo que dedican a actividades diferentes, es tiempo que no están dedicando a su labor principal, que es la de conseguir y generar más dinero para la empresa.

¿Cómo podría hacerse diferente en el caso de Manuel: SEPARAR LAS TAREAS DE VENTA Y ENTREGA DE MERCANCÍA.

Es decir, Manuel visita a sus clientes, habla con ellos y estos le dicen que quieren una determinada cantidad de productos. Manuel toma nota del pedido, lo remite a la central, prepara la factura y le cobra el importe al cliente.

Central recibe el pedido enviado por Manuel, lo prepara y lo envía - a través de su equipo de repartidores - a cada una de las tiendas que Manuel (y todos sus compañeros) estarán visitando durante ese día.

¿Que esto significa tener doble plantilla? No necesariamente.

Obviamente necesitarás tener un grupo de gente que venda y otro grupo de gente para que reparta, pero es que así funcionan las cosas en las empresa que crecen.

No todas las tareas pueden concentrarse en una sola persona y, cuando esto ocurre, se está disminuyendo drásticamente la productividad y efectividad de esa persona.

Y es por una sencilla razón: TODO EL TIEMPO QUE UNA PERSONA DEDICA A UNA TAREA, no puede dedicárselo a otra.

Y es lo normal.

 

Hacer uso de la automatización de tareas para ser más eficientes y productivos.

 

Y por último, yo le recomendaría a Manuel y a su empresa, que hicieran uso de las herramientas tecnológicas que están disponibles hoy en día en el área comercial, y que permiten conectar por Internet a cada uno de los vendedores con la empresa directamente.

Estas tecnologías permiten al representante comercial enviar los pedidos de sus clientes directamente a fábrica en cuestión de segundos, por lo que, en el mismo momento que Manuel está confirmando con el cliente que tiene enfrente en ese momento, un pedido por 20 piezas del producto A y 50 piezas del producto B, ya en fábrica tiene entrada de dicho pedido y pueden proceder a prepararlo de forma inmediata.

Claro, te preguntarás, "¡pero si esto lo estaba haciendo Manuel en el propio momento de estar con el cliente!" y tienes razón... pero el asunto es que estamos buscando la forma de hacer el trabajo de una manera más efectiva y productiva.

En definitiva, yo soy firme creyente de que todos los procesos comerciales pueden optimizarse y, en el peor de los casos, corregirse.

Pero es algo que siempre debe hacerse justamente para evitar caer en una rutina que sí, puede ser que nos esté produciendo dinero y nos haga dormir en las noches en paz, pero que no son necesariamente rutinas productivas y eficientes.

¿Quién no quiere trabajar menos y producir más? ¿Quién no quiere tener una jornada laboral normal de 8 horas? ¿Quién no quiere saber que cada minuto de su tiempo está siendo utilizado de forma adecuada y planificada? 

 

 

Crédito fotografía: Robson Hatsukami Morgan en Unsplash

Otros artículos que te puede interesar leer en este blog: 

Pin It on Pinterest