¿Sabes Cómo Gestionar Tu Embudo de Ventas?

¿Sabes Cómo Gestionar Tu Embudo de Ventas?

El “Embudo de Ventas”, también conocido como “Sales Funnel” en inglés, es uno de esos conceptos que se ha convertido en bandera de muchos y el conocido de pocos.

Hace unos días un muy querido amigo me pedía que le explicara, con palabras sencillas, en qué consistía la “gestión del embudo de ventas”, porque el material que encontraba en Internet explicaba el concepto de forma bastante espesa.

Y siendo que me gusta explicar las cosas de la forma más sencilla posible, debo comenzar por decirte que el concepto de embudo es algo que utilizamos diariamente cuando tenemos que escoger de entre varias opciones la que nos resulta más conveniente.

Como siempre, me explico.

Cuando vas a comprar un coche, tienes que hacer una selección de entre los múltiples modelos que existen en el mercado para terminar comprando el que más se ajuste a tus necesidades específicas. Ese proceso de reducir todas las opciones existentes a solamente aquellas que son para nosotros las más adecuadas, es un “Embudo”, es decir, comienzo teniendo 100 opciones y termino con 2 o 3, por ejemplo.

Un “Embudo de Ventas” te permite limpiar tu cartera de clientes y mantener tu atención en los prospectos más interesantes.

Y es un concepto que aplicamos diariamente, en muchas de las situaciones que vivimos. Si tenemos que hacer un viaje, comenzamos escogiendo de entre 3 destinos posibles, aquél que nos resulta más atractivo para pasar nuestras vacaciones.

Si estás buscando trabajo, igualmente escoges de entre las múltiples ofertas que existen en cualquier portal especializado, aquellas que más se ajustan a tus expectativas profesionales y salariales.

Si te fijas en el propio concepto de embudo, tiene una boca ancha por arriba y una más angosta por debajo, dejando clara la idea de que actúa como una especie de filtro, que es lo que en definitiva es.

¿Qué es entonces tu “Embudo de Ventas y qué ocurre dentro de él?

 

Vamos entonces a trasladar el concepto de “Embudo” al área de ventas de tu negocio. Si prestas atención a tu gestión comercial, te darás cuenta de que tus vendedores visitan a una gran cantidad de personas y que, de ese grupo tan amplio de personas, solamente terminan convirtiéndose en clientes de pago algunos pocos.

Si le quisiéramos poner números, y basándonos en estadísticas promedio, si tienes una base de datos de 500 empresas a las cuales ha contacto tu gente de ventas, seguramente habrás terminado haciendo negocios con 75 de ellas, como promedio.

Como ves, de 500 empresas (parte ancha del embudo) solamente terminaste haciendo negocios con 75 (parte angosta del embudo)

¿Qué pasa dentro de tu “Embudo de Ventas”?

Que a medida que transcurre el tiempo y que tus vendedores visitan a cada uno de sus prospectos, los van calificando dentro del proceso de ventas, es decir, van descartando aquellos que no tienen interés alguno en los productos que tu empresa ofrece, y se van quedando con aquellos que si muestran algo de interés hasta que cierran la venta.

El “Embudo de Ventas” describe el viaje que tu cliente hace desde que lo contactas por primera vez, hasta que cierras negocios con él.

Podríamos decir entonces que dentro del “Embudo de Ventas” hay distintas etapas por las cuales cada uno de tus prospectos va caminando, de la mano de tus vendedores, desde los contactos iniciales hasta que se convierte finalmente en un cliente.

Por término general este proceso consta de 5 etapas:

  • Conocimiento Inicial: El cliente no conoce tu producto y acuerda entonces con el vendedor agendar la primera visita.
  • Detección de necesidades: Tu vendedor determina que el cliente tiene problemas a los cuales tus productos o servicios le dan una solución satisfactoria.
  • Presentación de una oferta: Ya conociendo lo que el cliente necesita, tu vendedor procede a preparar una oferta “personalizada”, dirigida específicamente a demostrar cómo lo que tú haces representa una solución para cada una de las necesidades detectadas en el paso anterior.
  • Negociación: En esta etapa vendedor – futuro cliente discuten, revisan, modifican la oferta presentada de forma que sea lo más precisa y adecuada posible, llegando finalmente a un acuerdo en cuanto a condiciones económicas, formas de pago, etc.
  • Cierre de la venta: El casi-cliente firma tu presupuesto / oferta / contrato y se convierte en formalmente en un cliente de pago.

Y aunque la relación con tu cliente no termina aquí, sino que comienza, desde el punto de vista comercial, el proceso del “Embudo de Ventas” ya ha hecho su trabajo: ha ayudado a tu equipo de ventas a guiar el “viaje” de tus clientes desde que no conocían tu empresa hasta que terminaron haciendo negocios con ella.

Una aclaratoria importante: El “Embudo de Ventas” puede ser tan sencillo o complejo como tu quieras, pero su función sigue siendo la misma: determinar las etapas por las que tiene que transitar una persona desde que se produce el contacto inicial hasta que se realiza el cierre de la venta, bien sea que vendas productos digitales únicamente, por ejemplo, o grandes instalaciones de tratamiento de aguas residuales.

Independientemente de la complejidad y el tipo de proceso de ventas, las etapas son las mismas.

 

¿Cómo gestionar entonces tu “Embudo de Ventas”?

 

Ya teniendo claro el concepto es mucho más fácil entender el cómo se gestiona. Primero que nada el “Embudo de Ventas” te permite lo siguiente:

  • Identificar con claridad en qué etapa del proceso de ventas se encuentra cada uno de tus futuros-clientes.
  • Descartar aquellos clientes que, en alguna de las etapas, han demostrado no tener interés en lo que tu empresa ofrece.
  • Servirle de guía a tus vendedores para que concentren su tiempo en los clientes que están en las etapas más avanzadas del proceso de ventas, es decir, en aquellos que tienen una mayor posibilidad de convertirse en clientes de pago, que otros.
  • Poder hacer proyecciones económicas en cuanto a metas de ventas, cumplimiento de cuotas de vendedores, proyecciones económicas del negocio a corto, mediano y largo plazo.

Es por ello que “gestionar el embudo de ventas” significa sencillamente asegurarte de que cada uno de tus futuros-clientes está transitando de forma fluida a través de las distintas etapas del proceso de venta, bien sea que manejas uno, diez o cincuenta vendedores.

Cuando las carteras de clientes son muy grandes y la gestión eficiente del tiempo se hace tan necesaria, el “Embudo de Ventas” permite concentrar la atención en aquellos clientes que están más cerca de convertirse en clientes de pago, que en otros que se encuentran en las etapas iniciales o intermedias del proceso.

Además, gestionando adecuadamente el “Embudo de Ventas” puedes saber en todo momento si tus vendedores llegaran, o no, a sus cuotas individuales y colectivas de ventas.

Si tienes alguna duda o inquietud a la que no le haya dado respuesta en este artículo, puedes ponerte en contacto conmigo a través del formulario de contacto que aparece en este blog o en cualquier de las redes sociales de siempre.

 

Crédito fotografía: laroslava / Ver portafolio.

 

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Estos Dos Errores Dañarán Tu Reputación Digital. ¿Cómo Evitarlos?

Estos Dos Errores Dañarán Tu Reputación Digital. ¿Cómo Evitarlos?

Me encanta la tecnología y, aún cuando me atemoriza ver como dependo de las herramientas que utilizo para trabajar, no puedo hacer otra cosa que agradecer lo mucho que la tecnología ha simplificado mi carrera como vendedor y consultor profesional.

Poder contactar con mis clientes vía Skype, whatsapp, por redes sociales o por correo electrónico sin tener que manejar cientos de kilómetros para hacerlo, o pasar quién sabe cuántos minutos en el tráfico hasta conseguir un puesto de estacionamiento en el centro de la ciudad, conferencias telefónicas, video conferencias, cursos que se pueden dar a distancia… en fin, tantas cosas.

Eso es añadirle valor a nuestras vidas.

Si me transporto un poco más allá, recuerdo que cuando preparé mi tesis de grado en bachillerato, la escribimos en una máquina de escribir, marca Brother, de esas que tenían pequeñas teclitas de metal que iban imprimiendo las letras en el papel a medida que yo iba golpeando las teclas.

La tecnología ha llegado para aliviarnos de las tareas más tediosas y repetitivas, no para reemplazarnos.

En aquella época, para corregir un error ortográfico había que utilizar una cinta o tinta correctora y asegurarse de que no se notara mucho en el papel que se había hecho una corrección.

Hoy en día, simplemente con pulsar la tecla “atrás un espacio” o “borrar” tienes el problema resuelto. Incluso tienes correctores automáticos que te van mostrando las palabras que has escrito mal para que las revises y reemplaces.

Sin embargo, por muchas herramientas que tengamos no debemos confiarnos completamente y dejarlo todo en manos de las propias herramientas.

¿Por qué?

No pretendas que una herramienta reemplace al ojo de un ser humano, ni se comporte como tal.

 

El primer error es dejarlo todo en manos de la herramienta, sin permitir que un ser humano supervise lo que será el resultado de la tarea automatizada, bien sea una campaña de correo electrónico o la actualización del inventario de una tienda.

Y el problema es muy sencillo: las herramientas dependen de las instrucciones que reciben y de la eficacia de los programas informáticos que ejecutan dichas instrucciones. Nada más.

Más allá de allí, la herramienta no puede hacer mucho, por muy eficiente que sea.

Una herramienta eficiente, utilizada bajo la supervisión de una persona competente generará siempre mejores resultados y minimizará los errores.

Hace ya varios años escribí un artículo en este blog, titulado “Cuando automatices tareas, manténte a la escucha” (el vínculo te lo dejo más abajo) y en él recomendaba que, por muy sofisticada que fuesen las herramientas que utilizamos, siempre hacia falta la supervisión de un ser humano para evitar aquellos errores que la máquina simplemente no pudiera detectar.

Te pongo un ejemplo:

Regularmente recibo este correo de un proveedor con el cual estoy haciendo negocios. La información que me envía es la correcta, es la que me pertenece, pero fíjate en el saludo del correo electrónico: “Estimado joelpintoromero”

Obviamente el error comienza por ser mío porque, en el sitio donde tenía que poner mi “nombre” puse mi “usuario”. ¡Eso te lo concedo!

Pero por Dios, ¿qué tan difícil puede ser poner a un ser humano a que revise tu base de datos para resolver estas incongruencias?

¿No es más sencillo enviarle un correo electrónico a tu cliente “joelpintoromero” diciéndole algo como “nos hemos fijado que en donde debía colocar su nombre, colocó su identificación de usuario, por favor, corríjalo”?

¿No me causaría a mi una mejor impresión de mi proveedor el ver que se toman la molestia de corregir este tipo de cosas, aunque parezcan tan de poca importancia?

¿No resultaría más agradable para mi recibir un correo electrónico donde el saludo lea correctamente: “Estimado Joel”?

Pero estas cosas una máquina no las puede resolver.

Necesita de la participación de un ser humano que pueda distinguir lo que el ojo de la máquina no ve.

 

Si vas a personalizar, no utilices las plantillas que utiliza todo el mundo.

 

El segundo error que te quiero mostrar hoy es el siguiente:

El 28 de Enero de este año, recibí este mensaje de un nuevo seguidor en Twitter. Me pareció muy simpático porque, aparte de su tono amable y cordial, reconoció que había escrito una palabra mal y se disculpó por ello.

Además, me invitaba a que visitara la cuenta de un amigo en Instagram, lo cual hice sin ningún problema.

Hasta aquí, todo bien.

¿Dónde viene el problema?

A los pocos días, el 1º de Febrero en Twitter, y otra vez de un nuevo seguidor, recibo el siguiente mensaje:

¿Te fijaste donde está el problema?

¡¡Es exactamente el mismo mensaje que yo había recibido días atrás, incluyendo el error ortográfico y la disculpa automática!!

¿Cuál fue mi reacción? Por supuesto que me enojé y dejé de seguir a ambas cuentas de forma inmediata y me dio pie para volver a tocar nuevamente el tema en mi blog.

Si quieres realmente personalizar un mensaje, asegúrate de que sea realmente único y no lo mismo que le mandas a todos.

Y es que lo que realmente me molesta no es solamente el hecho de querer fingir que la respuesta es escrita por una persona de carne y hueso, que eso puede engañar a más de uno, como me ocurrió a mi con el primer mensaje.

¿Pero utilizar el mismo mensaje que seguramente venga por defecto en la plataforma?

¡Por Dios! Eso se llama “pereza mental”, es decir, ni siquiera tomarse la pequeña molestia de crear un mensaje realmente único y tuyo, que no pueda ser copiado por nadie más.

 

¿Qué cosas puedes hacer para evitar que estos errores dañen tu reputación digital?

 

Como siempre, no se trata solamente que yo venga aquí a descargarme y a decirte las cosas que me molestan, sino que te ayude a no cometer los mismos errores ofreciéndote alguna que otra sugerencia que te pueda ser de utilidad.

En este caso particular, creo que deberías tomar en cuenta lo siguiente:

  • Revisa bien tus bases de datos: Asegúrate de que la información que cada uno de tus clientes ha entrado en la base de datos corresponde con lo que se le está pidiendo. Si ves por ejemplo, que en el nombre puso algo como “juanjacintomanuel1975@gmail.com” pues obviamente ese cliente cometió un error y quedarás como un héroe si lo contactas para resolverlo.
  • Si quieres mostrar tu cara más humana, no automatices todas las tareas: es realmente difícil automatizarlo todo y no cometer alguno de los errores que te mostré más arriba. Por ello, si realmente te interesa que tus clientes perciban de ti calor humano, deja que las comunicaciones personalizadas las maneje un ser humano.
  • Si quieres ser único, personal y cercano no utilices las plantillas: las plantillas se utilizan como eso, una plantilla, un esquema, una base para redactar un mensaje nuevo y personal. Si solo utilizas lo que viene por defecto con las propias herramientas correrás el riesgo de que alguien más, en algún sitio del mundo, utilice el mismo mensaje que tú y pase lo que viste más arriba.
  • Por muchos clientes que tengas, no los trates como un simple número: el problema más grave que tienen las empresas que manejan una gran cantidad de clientes es que se les hace muy difícil realmente personalizar toda la información que envían  a sus clientes, o revisar sus bases de datos con el detalle que debieran. Sin embargo, este es un punto especialmente importante de toda política de atención al cliente: Si realmente quieres brillar en el servicio, debes hacer un esfuerzo por conocer a tus clientes de verdad.

En todo caso, espero que hayas entendido la razón de ser del post de hoy. De nuevo, soy fanático y dependiente de la tecnología. Todos mis días transcurren entre las herramientas que uso, mi teléfono móvil, internet, redes sociales, CRM, directorios profesionales, Skype, etc.

Por supuesto que reconozco y entiendo el valor añadido que las herramientas agregan a nuestras vidas, pero no debemos olvidar que son sencillamente herramientas.

De la misma forma que un cincel en las manos de un ignorante no sirve para nada, pero en las manos de un artista es capaz de crear obras de arte maravillosas, cualquier herramienta que utilices, por muy eficiente que pueda ser, te causará problemas si no la usas con buen juicio y mucha supervisión.

 

Crédito fotografía: goodluz / ver portafolio

 

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Como Consultor, Solamente Generarás Cambios Si Hablas Con Sinceridad

Como Consultor, Solamente Generarás Cambios Si Hablas Con Sinceridad

Hace unas semanas, leyendo un artículo de Dan Rockwell titulado “Tres maneras de influir en las personas”, me llamaron muchísimo la atención dos afirmaciones que hizo y que están directamente relacionadas con el trabajo que realiza cualquier consultor profesional como yo.

Y es que cuando un cliente contrata tus servicios profesionales como consultor, lo hace porque tú tienes un conocimiento y una experiencia profesional que a él (tu cliente) le resultan necesarias para resolver los pocos o muchos problemas que tiene.

Esta es realmente la clave: Que tu participación en el proyecto aporte soluciones y genere cambios positivos.

Recuerdo de mi vida profesional haber estados varias veces en situaciones en las que necesariamente tenía que confrontar a mis superiores. Eran momentos difíciles porque se adueñaba de mi el temor de poder perder mi trabajo si mi superior se sentía amenazado o sentía su autoridad comprometida.

Si por miedo a perder un cliente, no le vas a hablar con sinceridad y de forma constructiva, tu trabajo como consultor no vale la pena.

Gracias a Dios en la mayoría de los casos los resultados fueron positivos y nunca perdí mi trabajo por ponerme de pie y dar mi opinión cuando no podía hacer otra cosa que no estar de acuerdo con lo que estaba encima de la mesa.

Y es una actitud que he trasladado a mi carrera como consultor independiente: Le guste a mi cliente o no, siempre encontrará en mi el cumplido oportuno cuando es bien merecido, así como al profesional veterano que no solamente se parará delante de él para decirle que está cometiendo un error, sino que le aportará una vía de acción para que las cosas sean diferentes y generen los resultados esperados.

Reconozco que no siempre es fácil armarse de valor para confrontar a un cliente, pero es necesario. Solamente así podrás generar realmente cambios positivos.

 

Evita los cumplidos superficiales.

 

Una de las afirmaciones de Dan en su artículo es precisamente esta: “Avoid superficial compliments”, y creo que más claro no se puede decir: “Evita los cumplidos superficiales”.

Muchas veces cometemos el error de, por querer caer simpáticos, ser amables o agradar a un cliente, hacer cumplidos o comentarios que no vienen a cuenta o que son superficiales.

Y mucha gente se siente cómoda con esta forma de hacer las cosas y creen que por ser amables con el cliente están construyendo una relación mejor, y en nuestro caso, como consultores profesionales, no suele ser siempre así.

Cosas como por ejemplo: “¡Lo estás haciendo genial!”, cuando realmente no es así, o “me parece una decisión muy bien pensada” cuando tampoco lo es, no tienen cabida en tu relación con el cliente.

¿Por qué?

Y es aquí donde viene la segunda afirmación que hace Dan: “Si quieres influir en alguien, dile la verdad”.

Hace mucho tiempo, en este blog, publiqué un artículo titulado “La empresa ególatra: ¿Es la tuya una de ellas?” del cual me gustaría destacar la siguiente frase: “El ególatra se rodea de una camarilla de acólitos que siempre le da la razón”

Es una frase verdaderamente espeluznante. Lo fue entonces y lo sigue siendo ahora. ¿Quién puede mejorar en algo si no tiene nadie a su alrededor que le diga con sinceridad en qué está fallando?

¿Cómo puedes saber que no tienes la razón, si ninguno de los miembros de tu equipo levanta la voz para contradecirte o para hacer una propuesta mejor?.

¿Puedes acaso sentirte bien sabiendo que ninguno de tus empleados te contradice por temor a perder su trabajo?

En fin, es una frase que invita a una profunda reflexión, si realmente quieres abrirle la puerta al cambio y mejorar aquellas cosas de tu negocio, de tu empresa y de tu vida que así lo necesiten.

Si quieres influir realmente en alguien, dile siempre la verdad.

 

Claro que tienes que buscar la forma de decir la verdad de una manera constructiva y positiva, por supuesto que sí. Siempre defenderé que, por encima de todo, debemos ser profesionales educados y respetuosos, en todo momento.

Yo, personalmente, he encontrado que la mejor forma de hablarle a mis clientes de aquellos puntos en los que detecto fallas, es siempre hablar con claridad acerca del problema que veo y ofrecer las soluciones que considero más adecuadas.

De esta manera podemos concentrar nuestra atención en la solución y no en el propio problema en sí, la conversación mantiene un tono siempre positivo y mi relación con el cliente continúa siendo constructiva.

Las personas que más han influido en mi vida, son aquellas que me han hablado con sinceridad y a la cara. Estoy claro que en muchos casos puedes sentir el temor de perder un cliente por hablarle con sinceridad y honestidad, y eso es normal.

Pero es algo que tienes que superar y aprender a manejar.

Recuerda que tu trabajo como consultor no es convertirte en la “porrista” de tu cliente, aplaudirle toda las decisiones que toma y felicitarlo cuando no hay razones reales para hacerlo.

No, tu trabajo – muy al contrario – es utilizar tu experiencia y tus conocimientos para solucionar los problemas existentes y poner a la empresa en el camino para lograr mejores resultados, cualquiera que sea el área al que te dediques.

Ningún cliente contrata a un consultor profesional para que las cosas sigan igual o peor.

Ningún cliente contrata a un consultor simplemente por gastarse el dinero, pasarla bien y nada más. No. Lo contrata porque existen problemas que resolver y nadie en la empresa tiene (o ha tenido) la capacidad, experiencia y formación necesarias para hacerlo.

Es por ello que, aunque en algunos momentos te pueda costar un poco, debes hablar siempre con sinceridad y evitar caer en los cumplidos superficiales. Tu cliente está esperando de ti otras cosas.

Últimamente veo que la tendencia es ser muy “buen rollista” y exageradamente positivo. Existen montones de libros que promueven aquello de que “todo lo que pienses con suficiente convicción, puedes convertirlo en realidad” y que “las energías positivas atraen siempre cosas positivas”.

Y eso está bien… siempre y cuando las circunstancias lo permitan y mientras que el “buenrollismo” y “el positivismo” no te impidan analizar adecuadamente la realidad y encausar las cosas hacia fines mejores y superiores.

A fin de cuentas se trata de que la empresa que te contrata pueda obtener mejores resultados a partir de tu gestión, que puedas aportar valor a la relación mediante tu experiencia y tus conocimientos, y que – al final de todo – hayas sido capaz de generar un cambio positivo.

De esa manera, tu trabajo como consultor será de impacto y siempre reconocido, sin importar el tiempo que pase.

 

Crédito fotografía: nullplus / Ver portafolio

 

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El artículo de Dan Rockwell
Three Ways To Change People

 

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